Copy
View this email in your browser
Hoe organiseer je een congres?
Op die zoekvraag levert Google ruim 100.000 hits. In de meeste gevallen gaat dat om organisaties die dat organiseren graag voor je willen doen. Of om locaties waar het volgens de aanbieder goed toeven is. De inhoud moet je meestal zelf meebrengen. De vraag is volgens ons hetzelfde voor zowel een klein als een groot congres. Bij de laatste is de kans op vergissingen alleen groter en ernstiger. Bij VOGIN-IP, waar we het zelf doen met een klein team, stonden we klaar om in maart 2020 de achtste editie uit te rollen. Het leek eenvoudig, de locatie bij de OBA was twee jaar tevoren geboekt. Voor de ruim driehonderd deelnemers een vertrouwde locatie en makkelijk bereikbaar. De catering, niet onbelangrijk op zo’n lange dag, stond klaar om ons op te vangen en te verzorgen met hun bekende vriendelijkheid en kwaliteit. De inhoudelijke mens zou die dag gevoed worden door een achttal sprekers. Van degenen die we hadden uitgenodigd waren slechts een paar verhinderd of deelden zonder meer mee dat ze geen interesse hadden. Dat laatste vinden we natuurlijk onbegrijpelijk. Ook de workshops en de workshopleiders waren bekend en al geboekt. Dus gingen de aankondigingen de deur uit en kwamen de inschrijvingen binnen.
De inhoud
Het moeilijkste en het leukste is om het programma van de dag op zo’n manier samen te stellen dat de toehoorders geboeid blijven luisteren naar klinkende sprekers en keynotes en naar verrassende onderwerpen. Hoe komt dat programma tot stand? Ieder lid van het VOGIN-IP team levert, al of niet vanuit zijn of haar expertise, voorstellen voor sprekers met naam, korte beschrijving, links en andere informatie. Soms is er een onderwerp dat aandacht verdient en dan zoeken we er een spreker bij. Dat levert een flinke groslijst op. Die we weer terugbrengen tot een werklijst voor dat bepaalde jaar. Wij staan ook open voor voorstellen van buitenaf want de “wisdom of our crowd” stellen we zeer op prijs. Ook nadat de keuze gemaakt is wie daarvan uit te nodigen en toezeggingen ontvangen zijn, blijft de rest van de sprekers wel op onze radar staan.

De uitvoering
Het leek ons dus een kwestie van het uitvoeren van het plan met de vaste onderdelen zoals het uitnodigen, bijhouden van de aanmeldingen, het maken van het programmaboekje en het draaiboek , de techniek, de sponsors tot en met de bemanning van de balies en het uitreiken van de badges. En de evaluaties achteraf niet te vergeten. De dag afsluiten met een diner met het team, sprekers en workshopleiders. Onder zo’n diner gaat het alweer over het volgende jaar. Tijdens dit hele proces moet je wel opletten dat routine niet de vijand van de kwaliteit wordt.
Maar zelfs als alles bijna in kannen en kruiken is, kan er sprake zijn van een calamiteit die alle voorbereidingen te niet doet, zoals die waar we afgelopen jaar in extreme mate mee geconfronteerd werden. Noodgedwongen kondigden we in onze nieuwsbrieven (nr. 9 d.d. 6 mei en nr. 11 d.d. 2 september) een beperkt aantal online activiteiten aan om de aandacht vast te houden en onze vaste bezoekers (en onszelf) niet teleur te stellen. Dat was gelukkig aardig succesvol.

Het vervolg
Daar willen we het natuurlijk niet bij laten. Ondanks alle onzekerheden, richten we ons vooralsnog toch weer op een fysiek congres later dit jaar. Dus:

Save the date: Voor dit jaar hebben we weer de OBA geboekt en deze keer gekozen voor een VOGIN-IP congres in het najaar op 30 september of 21 oktober.

Houd ons in de gaten op onze website!


                             
Met dank aan onze hoofdsponsor, sponsoren en partners:
De VOGIN-IP-lezing is een gezamenlijk initiatief van Stichting VOGIN en vakblad IP. Volg de nieuwtjes over #voginip op onze site en op Twitter @VoginAcademie.
Copyright © 2021 VOGINIP Lezing-Stichting Vogin, All rights reserved.


unsubscribe from this list    update subscription preferences 

Email Marketing Powered by Mailchimp